Я много работаю с технологическими компаниями, которым необходимо защитить конфиденциальную и служебную информацию о своих технологиях. Для бизнеса крайне важно защитить свои интересы путем внедрения значимых политик, инструкций и создания инфраструктуры безопасности данных.
Чтобы быть по-настоящему эффективной, ваша стратегия должна быть подкреплена современными методами ведения бизнеса.
В этой публикации будут рассмотрены 3 инструмента, которые обычно используются для обеспечения правовой защиты конфиденциальной информации, а затем более подробно рассмотрим 7 бизнес-политик, способов, которые работают рука об руку с юридической защитой вашей интеллектуальной собственности.
3 ПРАВОВЫЕ СТРАТЕГИИ ЗАЩИТЫ ВАШЕЙ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
Компании используют следующие юридические инструменты для бесплатной защиты своей конфиденциальной информации.
1. Соглашение о конфиденциальности (СоК)
В общих чертах соглашения о конфиденциальности ограничивает использование и раскрытие защищенной информации вашей компании. Соглашение предлагает юридически обеспеченную защиту от случайного и преднамеренного нарушения конфиденциальности третьими лицами.
Поэтому, прежде чем передавать конфиденциальную информацию третьей стороне, убедитесь, что все получатели и участники подписали соглашение о конфиденциальности. Даже если вы считаете, что они заслуживают доверия!
2. Трудовой договор
При найме нового сотрудника, который может внести вклад в интеллектуальную собственность компании, ему следует подписать трудовой договор до того, как он приступит к работе. В трудовом договоре должно быть четко указано, что интеллектуальная собственность принадлежит компании и порядок обращения сотрудника с конфиденциальной информацией и другой интеллектуальной собственностью во время и после окончания работы.
3. Сведения об изобретении
Сведения об изобретении — это наиболее эффективный способ для компании отслеживать интеллектуальную собственность, созданную сотрудниками. По сути, «Сведения об изобретении» используется для внутреннего документооборота и сохранения важных сведений об изобретениях, созданных в компании.
Бизнес, занимающийся изобретениями, должен иметь свой шаблон Сведений, который заполняют сотрудники, когда разрабатывают новые ценные технологии. Заполненный бланк Сведений можно затем использовать в качестве отправной точки для получения патента или присвоения коммерческой тайны.
7 ЛУЧШИХ СПОСОБОВ ЗАЩИТЫ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ ВАШЕГО БИЗНЕСА
Юридические стратегии должны применяться в сочетании с надежной деловой практикой и безопасной инфраструктурой интеллектуальной собственности, чтобы гарантировать, что ваша конфиденциальная информация не будет разглашена или опубликована до даты принятия решения Ведомством.
1. Обучение и стимулирование сотрудников
Обычно конфиденциальная информация разглашается через людей, а именно через ваших сотрудников. Но вы можете снизить риск раскрытия информации из-за халатности сотрудников, если будете предварительно рассказывать и обучать обращению с такой информацией и усиливая свою политику конфиденциальности.
Во-первых, составьте трудовой договор таким образом, чтобы с самого начала вашего сотрудничества формально определял политику вашей компании в области интеллектуальной собственности.
Во-вторых, отдельно подписывайте бланк соглашения о конфиденциальности при устройстве на работу с каждым сотрудником. Обеспечьте обязательное и бессрочное хранение этих документов.
При создании изобретений авторам положено вознаграждение. Вы можете выплачивать его либо опираясь на Гражданский Кодекс Российской Федерации (Статья 1370), либо установить его размер в своих локально-нормативных актах. Например, привязав к минимальной месячной тарифной ставке (ММТС). Таким образом, денежное стимулирование авторов позволит им более аккуратно относиться к раскрытию информации и дорожить работой в компании.
2. Используйте шифрование данных
Если неавторизованный пользователь получит доступ к устройству или сети компании, а данные не будут зашифрованы, то он может украсть всю найденную информацию. Хуже того, если информация станет общедоступной, вы можете потерять статус коммерческой тайны или другие права интеллектуальной собственности.
Поэтому убедитесь, что ваши данные зашифрованы, и когда вы делитесь информацией с третьими лицами, убедитесь, что они делают то же самое. Рассмотрите возможность включения в свои соглашения о конфиденциальности с другими контрагентами требования о том, что конфиденциальная информация должна храниться в безопасном месте и в зашифрованном формате.
Существует множество доступных программных инструментов, которые можно использовать для шифрования дисков, файлов и электронной почты.
При необходимости вам также необходимо установить надежные пароли для всех ваших файлов и документов.
3. Контроль доступа к конфиденциальной информации
Вы должны поддерживать полную прозрачность того, где хранится важная информация, а также кому предоставлены административные привилегии и права доступа к этой информации.
- Контроль данных: используйте системы управления файлами, которые позволяют устанавливать разрешения для пользователей и административных групп.
- Физический контроль: физически обеспечьте безопасность помещений, содержащих конфиденциальные материалы, и установите ограничения на доступ к этим помещениям.
В свои соглашения о конфиденциальности рассмотрите возможность включения требований к аналогичным данным и физическому контролю доступа к информации.
4. Используйте защищенные облачные решения
Многие компании, особенно малые предприятия, перемещают свои данные в облачные сервисы. Это достаточно удобно при использовании с разных устройств или разными участниками и сотрудниками компании. Однако такая информация уязвима для утечки данных. Убедитесь, что важная информация защищена паролями или другими способами.
Выбирайте то облачное решение, которое внедряет меры безопасности в сами данные — например, путем шифрования или фрагментации данных.
5. Регулирование использования облачных систем
Облачные системы становятся все более популярными, границы между личными и рабочими устройствами также размываются. Но если ваши сотрудники смогут синхронизировать данные компании со своими личными устройствами, риск случайной утечки конфиденциальной информации возрастает.
Следовательно, вам следует создать и внедрить политики и процедуры безопасности данных, которые — как минимум — включают правила совместного использования файлов.
6. Создайте надежные резервные копии важных файлов
Потеря данных может случиться с любой компанией, поэтому резервируйте все с помощью многократного резервирования. В то же время важно обеспечить безопасность этих резервных копий.
Все дело в балансе:
- Если вы вообще не выполняете резервное копирование и теряете свои данные, вы не только лишаетесь тяжелого труда, затраченного на их создание, но и теряете ценную интеллектуальную собственность.
- Если ваши резервные копии не хранятся так же надежно, как ваши основные данные, хакеры (и, соответственно, конкуренты) могут легко получить доступ к вашему IP-адресу через ваши резервные копии.
7. Проводите регулярные проверки и аудиты
Обязательно регулярно оценивайте свою инфраструктуру интеллектуальной собственности — посредством тестирования на проникновение, а также аудита сетевой безопасности — для обнаружения любых уязвимостей безопасности, которыми может воспользоваться хакер.
Проводите проверку знаний работников на предмет того, как хорошо они знакомы с обращением с такой информацией.
